年次ミーティングを一新する3つの方法

新鮮なイベントを企画してリピーターを獲得しましょう

多くの企業が、ブランドの認知度や社員の結束力顧客ロイヤルティなどの向上を目的として、年次ミーティングやイベント開催します。そうしたイベントを企画するプランナーにとっては、目標達成の第一歩は出席者を増やすことです。

しかし、出席者数の増加が第一目標であるにもかかわらず、ほとんどのイベントにおいてその数は横ばいかほんのわずかな増加しか見られないと2019年のState of the Conference Industry Reportは報告しています。

その原因は何でしょうか。

1回限りのイベントと違い、年次ミーティングには定番の会場デザインやお決まりのアジェンダ構成など、毎年変わりばえのしない要素があちこちに見られるケースが多いのです。新規の出席者を獲得して参加人数を増やすために、プランナーは新しい要素を盛り込む必要があります。つまり、全体的なミーティングの目的や伝統は維持しつつ、前年とは違う内容になるよう、毎年のミーティングを一新しなければなりません。

何から始めるべきか迷ってしまう方のために、年次ミーティングに新たなひねりを加える3つの方法をご紹介します。

アジェンダやデザインを改良する。

朝食から始まり、長時間のプレゼンテーションを経てネットワーキングディナーで1日を終える、というお決まりのパターン。ありがち?  

同じようなミーティング構成やアジェンダが続くと、年を追うごとに飽きられてきます。では、何度も出席している方々にも新鮮に感じてもらえるようなミーティングにするには、どのような要素を加えたらよいでしょうか。

登壇者を変えると簡単にイベントの雰囲気に変化を加えられますが、もう少し難易度の高いクリエイティブな会場セットアップに挑戦してみるのもおすすめです。たとえば、これまでとは違う座席スタイルや照明技術、会場の装飾を試してみましょう。または、また、出席者が自分に合わせてスケジュールを組み立てられるイベント体験を提供するのも効果的です。

今後の年次ミーティングの改善方法について考えるのと同時に、前年度のミーティングであまり成功しなかった要素を振り返ってみることも重要です。イベント後のフィードバックで複数の出席者が指摘した問題点はありませんでしたか? そうした意見を足がかりにして、改善すべき要素を考えましょう。

テーマを決める。

昔からイベントにつきものの問題、それはテーマを取り入れるべきか、取り入れざるべきかです。しかし、年次ミーティングに関しては答えは明らか。テーマを決めるべきです。

その理由の大部分は、第一に、年次ミーティングの多くには、必ず取り上げるべき議題があります。しかし、上でも触れたように、同じトピックを毎年繰り返していると新鮮味がなくなります。テーマを決めると、避けては通れないこうした恒例のトピックにも新しい視点を加えることができます。

テーマは、戦略的に取り入れることでイベントのさまざまな要素をひとつにまとめる力もあります。これをうまく生かせば、参加の見込みがある人々にイベントを売り込む最適な手段になります。テーマには、リピーターの出席者に対しては前回と今回のイベントを差別化する効果があり、初めての出席者に対してはイベント内容をより良く理解してもらいやすくなります。

開催場所を変えてみる。

毎年の年次ミーティングを同じ会場や同じ都市で開催しているなら、場所を変えることを検討してください。なにより旅行は楽しいものですし、新しいデスティネーションを訪れるチャンスが出席のインセンティブになります。実際に、将来のミーティングにおいてはロケーションが重要な役割を果たすという調査結果も出ています。出席者は、その土地ならではの感覚や、滞在する都市と深いつながりを求めています。

さまざまな調査によると、旅行への期待が人を幸せな気分にして、時には旅行そのものより幸せを感じさせるとのこと。これは、イベント自体がつまらなくなるという意味ではなく、新たな冒険のチャンスを提供することで、同じ会場では得られないイベントへの期待感が得られることを意味しています。

プランナーにとっては、新しい場所で開催することでミーティングのアジェンダを一新するチャンスも得られます。ですから、ミーティング開催地の長所を見つけて、出席者にその土地の醍醐味を味わっていただく方法を探しましょう。たとえば、イベント出席者が貢献できるコミュニティプログラムや、オフタイムに参加できるウォーキングツアーなどが考えられます。

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