小規模でも有意義なイベントを企画するための5つのヒント

規模にかかわらず、有意義なイベントにすることは可能

成功するイベントとは、必ずしも感動的で大規模なものではありません。小規模なイベントでもお客様に多くの恩恵をもたらすことができます。密接な関わりやコミュニケーションの促進、くつろいだ雰囲気などが、真のネットワーキングに役立つのです。

ヒント1: 理想の出席者を想定する

チーム内でブレインストーミングを行い、より小規模でニッチなイベントを行う場合にターゲットとなる客層を探りましょう。理想の出席者の職業は? 彼らの関心事や趣味、夢中になっていることは何でしょうか。どうすればイベントを通じて彼らに恩恵を与えられるでしょうか。こうした特性を細かくリストアップすることで、イベントの目的を明確にし、有意義なものにすることができるのです。

こういったポイントを明確にすると、小規模で親密なイベントに関心を持ち、参加するであろう客層を絞ることができます。ターゲットとなる人々は、あなたのチームや会社との関係を深めることに積極的な人であるはずです。また、客層を絞ることで、ミーティングの形式や参加費 (有料の場合)、場所、内容といった重要なポイントについて、より正確に判断することができるようになります。

ヒント2: コミュニティ化する

小規模なイベントでは、プライベートな雰囲気のネットワーキングや関係強化が望めます。出席者は小さな空間を共有し、落ち着いた雰囲気の中で会話を楽しめるため、コミュニティや継続的なパートナーシップが生まれます。

展示を行ったりゲストを招待するのであれば、観客との一体感を高めるために、小さな舞台を用意しましょう。また、出席者が同僚やインフルエンサーとより密接な関係を築けるように、相手に関心を持たせましょう。

そのためには、場所選びがポイントとなります。居心地の良い会場や座席配置が、出席者の社交を促します。親密さを感じられるような座席配置にし、出席者の人数は少なめにしましょう。信頼感を育み、自然で建設的な雰囲気作りを心がけましょう。

ヒント3: ユニークな会場を予約する

本格的なイベントを演出するには、スタイリッシュで目新しい会場を予約すると良いでしょう。会場を検討する際には、非日常的な雰囲気や内装を考慮します。独創的なスペースやエレガントな会場を見つけるには、地元のホテルのキャンペーンをチェックするのもおすすめです。例えば、マリオット・ホテルのダブルアッププロモーションでは、2018年3月31日までにマリオット リワード対象ホテルでイベントを予約して参加すると、アジア太平洋地域の参加者に2倍のマリオット リワード ポイントを進呈しています。

ヒント4: 「特別感」で盛り上げる

少人数のイベントにすると、予算を有効活用できます。イベントの形式や内容に応じて、出席者が最初から最後まで楽しめるよう、特別な演出を追加してみましょう。フォトグラファーやパフォーマー、講演者を招いたり、絶景を堪能できる会場を予約したり、贅沢なお土産を用意するのも良いでしょう。ターゲットとなる客層に関する情報を活用すると、少ない予算で最大限の効果を引き出せます。

ヒント5: ソーシャルメディアを活用する

イベントの様子をSNSで伝える有能なソーシャルメディアチームを配備しましょう。必須ではありませんが、イベントによっては、出席者にハッシュタグや写真、動画などを投稿してもらい、ソーシャルメディアでのプレゼンスを高めることも重要です。出席者が楽しんでいる様子や質問をツイートし、チームがそれにリプライしたりイベントのハイライトをレポートすることで、インタラクションを促すことができます。

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