クレバー・カーリー: 重役会議に参加すること

戦略的ミーティングプランニングは、関係者の話を聞くことから始まります

プランナーの皆さん、こんにちは。

クライアントの目標を実現するための第一歩は、当然ながらその目標が何かを知ること。つまり、詳しい内容を計画する前に、クライアントがそのイベントで何を成し遂げたいかをはっきりと知っておく必要があります。

簡単そうに聞こえますね。

問題は、その重要な情報をクライアント側の担当者からすんなりと得られるとは限らないことです。やり遂げたいことはあるものの、相手がそれを明確な言葉にすることができないケースもあるでしょう。または、「新製品の宣伝」や「売上げアップ」などといった大筋の希望ばかりで、その目標の背後にある事情を説明してくれないケースも考えられます。

どんな局面でコミュニケーション不足が発生したとしても、その原因を突き止める必要があるため、関係者から直接話を聞く必要が生じます。それはつまり、役員会議やミーティングルーム、オフィス、コーヒーショップなど、場所はどこであれ、イベントに関する会議が行われる場所に行くことを意味します。

会議への参加許可を依頼する方法

会議という重要な場に部外者として参加させてもらえるよう依頼することは、それ自体が手強い交渉になるかもしれませんが、避けては通れません。依頼がスムーズに通るよう、どのような情報を得たいと思っているかをあらかじめクライアントの担当者に伝えておきましょう。それをもとに、そうした情報がイベントプランニングに必要な理由や、クライアントの目標を達成するためにどう役立つかを説明します。

断られた場合

会議への参加が許可されなかったり、依頼がまったく受け付けられなかったりした場合は、担当者に質問リストを渡してあなたの代わりに会議で質問してもらいましょう。場合によっては、会議の議事録をもらえるかもしれません。

会議中にすべきこと

関係者の話をよく聞いてメモを取ることは重要ですが、自分自身も会議の参加者であることを忘れてはいけません。必要に応じて説明を求め、ミーティングの司会者に依頼して、議題について関係者と直接話すための質疑応答の時間を設けてもらいましょう。

事前に質問リストを用意しておき、複雑な内容はしっかり掘り下げて確認します。「それができない理由は何ですか?」といった質問をすると、クライアントの目標に対するこれまでの取り組み方や、取り組みが成功しなかった理由、これから改善できる点などを理解するのに役立ちます。

イベントに関する話し合いが終わり、会議の内容が機密事項やイベントとは関係ない話題に進むと、ミーティングの司会者から退室するよう告げられるかもしれません。でも、それは問題ありません。素晴らしいイベントを開催するために必要な情報をその会議で得られたことが重要なのです。

それではまた次の機会に!

ぜひ綿密な計画を立ててください。
クレバー・カーリー

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