クレバー・カーリー: 会議のキャンセルの伝え方

緊急事態によるキャンセルを関係者に通達する効果的な方法

プランナーの皆さま、こんにちは!

皆さんにはきっと同意していただけると思うのですが、時間を掛けて計画を練り上げたら、私たちプランナーが望むのは実り多いイベントを開催することだけですよね。しかし、自然は時として予想もできない顔を見せるもので、悪天候がイベントの開催に影響することがあります。もちろん、イベントのキャンセルなどはしたくありませんが、緊急事態のために多少の予定変更や完全な取りやめを余儀なくされることもあります。

本当に残念なことです。イベントのために立てた複雑な計画や手配を取りやめるのは、実務的な面でも、努力が水の泡になるという気持ちの面でも受け入れがたいものです。そして、ベンダーやスポンサー、出席者に連絡するプロセスが大変なことは言うまでもありません。大抵のことがそうであるように、この場合もことをスムーズに運ぶために取るべき行動があります。そしてその方法は、連絡する相手によって異なります。「イベントは中止になりました。残念ですが、どうぞよろしく。」などという連絡はできません。

緊急時の連絡方法を知りたい方も、すでに行っている方法を改善したい方も、私がおすすめする関係者への連絡方法をぜひ参考にしてください。

ベンダーへの連絡

会場マネージャー、登壇者、技術提供会社など、イベントに協力する関係者への連絡は、細心の注意を払う必要があります。伝える内容は当然ながら相手にとって悪いニュースであり、今後の企画のため良い関係を続けるには、伝え方を工夫しなければなりません。誤解や行き違いを避けるために、変更があればすぐに電話をかけて直接伝えましょう。たとえ原因が気象状況であったとしても相手は気分を害するかもしれませんが、電話で直接話すことで相手の気分を害する可能性を減らすことができます。そして電話のあとに、話した内容をまとめた正式な声明書を送りましょう。こうしておくことで、のちに契約上の問題が起きた場合には、双方にとっての法的保護の役割を果たします。

スポンサーへの連絡

スポンサーはイベントに参加するためにお金と時間を提供しており、その寄付金を使ってイベントを開催できないと伝えるのは難しいものです。そもそもプランナーの53パーセントがスポンサーを見つけるのは困難と答えているのですから、特に気を使うことになります。緊急事態に見舞われたイベントについてスポンサーに伝える際は、変更 (またはキャンセル) されたイベントの代わりとして考えられる譲歩案を先に示しましょう。これには、現在進行中のほかのイベントで提携する機会や、予定変更後のイベントでスポンサーの存在をより大きくアピールする機会を申し出ることなどがあります。どのような対応を取るにせよ、変更を伝えながら将来的なパートナーシップの可能性について語ることで、スポンサーの協力に感謝していることが伝わり、相手は今後もますますあなたと一緒に仕事をしたくなるでしょう。

参加者への連絡

あなたが企画しているイベントが素晴らしいものであれば (もちろん、そうに決まっていますが! ) 参加者はイベントについて大いに話題にしているでしょうから、キャンセルや開催日の変更のため出席できないと分かれば、がっかりしたり不満に思ったりする方もいるはずです。あなたの目標は、開催日が変わっても出席者を落胆させず次のイベントに参加できるようにすることです。それにはまず、先を見越した誠実な連絡を取ることから始めましょう。悪天候によりイベントの開催が危険にさらされていることや、チームでじっくりと検討した結果キャンセルが最も安全な策であると結論を出したことを、正直に伝えましょう。

そして、ベンダーへの連絡と同じように、相手に直接伝わるようにしてください。一人ひとりに個別のメッセージを送ることはできないかもしれませんが、一斉送信のメールを送るだけでは手を抜きすぎです。必ず、出席者が質問や相談をするための連絡先をメールに含めるようにしましょう。たとえば、連絡専用のメールアドレスや電話番号、開催日の変更やキャンセルに関するウェブサイト内の特設ページへのリンクなどです。

繰り返しますが、イベントのキャンセルは大きな頭痛の種になり得ますから、完全にキャンセルしてしまう前に、なんとかイベントを開催する方法はないか知恵を絞り出すのが大切です。そうは言っても、最も重要なのは安全を確保することであり、自然が猛威を振るっているのであれば逆らっても仕方ありません。イベントの主な関係者に対してすばやく効果的な連絡を行うことが、あなたにとって最も安全な選択と言えるでしょう。

それではまた次の機会に!
クレバー・カーリー


 

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