クレバー・カーリー: 2019年のタイムマネジメント目標

計画通りに仕事を進めてストレスフリーになるプランニング実践のコツ

プランナーの皆さん、こんにちは。

2019年を迎えた今、私は2018年を振り返って改善点を考えているところです。この1年間に挙げた成果とやり残した課題を考えてみて、特に気になるのはタイムマネジメントです。忙しいスケジュールと大量のToDoリストを抱えるプランナーには山ほど仕事があり、時間のない中ですべてをやり遂げなければならない時もあります。これは別に珍しいことではありません。もっとも、タイムマネジメントのスキルが欠けている場合もミーティングに混乱とパニックを引き起こしますが、これも完全に回避可能です。

ここで私が言いたいのは、プランニングのプロセスを徹底的に見直して、手品のように時間が増える新しいプロセスを作ろうということではありません。 (私は挑戦しましたが、不可能でした) そうではなくて、今のスケジュールを修正して、時計の針を戻さなくても仕事とプライベートの両方に余裕を生みだせる方法を考えているのです。

そこで、時間を大切に使うために2019年の小さな目標を立てました。皆さんも一緒に挑戦してみませんか?

1. 現実離れした予想を立てるのをやめる。

実際のところ、私たちプランナーがどれほどがんばろうとも、1日が24時間しかないことは変えられません。ですから、与えられた期間内に成し遂げられることについて現実的に考えなければなりません。時にはToDoリストのうち2件しかこなせない日もあれば、10件をこなせる日もあるでしょう。どちらでも問題はありませんが、イベントのスケジュールをどちらの状況にも対応できるようにしておく必要があります。

2. もっと人に仕事を任せる。

プロジェクトのすべての要素を自分で管理しようといくら必死で努力したところで、品質管理の面だけを取ってもそれは不可能ですし、不適切でもあります。そして、多大なストレスが健康に及ぼす影響が考慮されていません。 (以前もお伝えしたとおり、ミーティングプランナーは2018年の最もストレスの多い職業トップ5に数えられているのです!) 時間の余裕を作ってストレスをなくすためには、信頼できて仕事を任せられるチームを確保しておくことが重要です。特に、厳しいスケジュールで仕事を進める際は心がけてください。

3. 先延ばしを止める。

「あとでやります」が2018年のキャッチフレーズだったという人は、今すぐこの言葉を一緒に口に出して言いましょう。「今すぐやります」どのようなミーティングでも、さまざまな用事を開催ギリギリまで詰め込むと、大きな影響が生じます (参加率の低さや予約した会場、ベンダーなどがその例です) 。自分は先延ばしの常習犯だと感じたら、ToDoリストを細かく分けて、チーム全員から報告が集まるよう週に1度の打ち合わせの日を決めましょう。

4. 断るタイミングを知る。

すでにご承知のとおり、プランナーは忙しい仕事です。そして、たとえ頼まれたプロジェクトをすべてこなしたいと思っていても、頼まれたすべてのことを引き受けていたら、タスクの遂行と時間のやり繰りの綱渡りをするはめになるでしょう。1で挙げたとおり、自分の強みを知り、自分に何ができるか合理的に考えることが大切です。忙しすぎて新しいプロジェクトを引き受けることができないのなら断ってもよいのです。そして、スケジュールに新たな仕事を入れる余裕ができるまで待ちましょう。

さて、これらすべてを念頭に置いて、私は自分のアドバイスに従ってこの記事を書く手を止め、自分のToDoリストをこなすことにします。目標に向かって動きだすのに早すぎることはありませんよね。

それでは皆さん、また次の機会に。

ぜひ綿密な計画を立ててください。
クレバー・カーリー
 

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