クレバー・カーリー: 外向的な人々がミーティングに求めること

社交的な人のためにイベントを企画するなら、ここに挙げたことを優先してください

プランナーの皆さん、こんにちは。

ミーティングプランニングの核心となるのは、異なるタイプの人々に満足していただく方法を知ることです。ですから、内向的な人々に楽しんでいただけるミーティングを開催する方法についての文章がたくさん書かれているのも当然と言えます。言葉上の意味では、内向的な人々は自分の殻に閉じこもりがちで、恥ずかしがり屋だと考えられます。こうした特徴は、賑やかで社交的な雰囲気のミーティングとは対照的な場合が多いでしょう。

その一方で、外向的な人は一般的に社交的で愛想が良くて表情豊かといったイメージがあり、ミーティング向きの性格と考えられるため、ミーティングに関する打ち合わせでは議題に上がらないことが多いのです。理屈上は、「外向的な人は交際好きであり、ミーティングは社交的であるのだから、外向的な人はミーティングの出席者として最適」と考えられます。 

しかし、その解釈には間違いがあります。まず、ミーティングの出席者として最適な人というのは存在しません。そして、外向的な人が社会的な場でうまくやっているからといってミーティングを得意とするとは限りません。

そこで今回は、外向的な人々にミーティングを心から楽しんでいただくための方法を考えてみました。

1. 独立性を優先させる。

外交的な人は社交家である場合が多く、こうした方々をタイトなスケジュールで縛り付けるのは、自由に空を飛ぶ鳥の羽をもぎ取るのも同然です。外向的な人が自分の強みを活かし、ミーティング自体を心から楽しむことができるよう、自由にあちこちを見て回ったり他の参加者に話しかけたりできるようにしましょう。

開催するミーティングが長時間にわたり座って過ごす形式の場合は、参加者が会場を離れることができるブレイクアウトセッションを予定に組み込んで、バランスを取ってください。

2. フレキシブルなアジェンダを提供する。

参加するセッションやアクティビティを自分で選べるイベントは、外向的な人の興味をそそる可能性が高いでしょう。これはつまり、簡単に言えば外交的な人は選択の余地を求めるからです。社交的な人は、自分が体験することは自分で選びたいと考えます (ですから上で挙げたような独立性に意味があります) 。そして、参加するセッションを自由に選ぶことで、積極的にミーティングに参加できるようになります。

自由にセッションを選ぶ形式にしにくい小規模なミーティングでは、次の項目を参考にしてください。 

3. 参加の機会を提供する。

セッションに協力してくれる人が必要なら、ぜひ社交的な出席者に頼んでください。外向的な人々は熱意がありますし、そのミーティングに参加しているということは、ミーティングの目的に高い関心を持っている可能性があります (当然ですよね) 。ミーティングに積極的に参加する機会を提供して、その熱意を活かしていただきましょう。たとえば、会場での実演に出演してもらう、あるいは従来の質疑応答形式ではない方法で知識や経験を共有してもらうといった方法が考えられます。

4. 社交性を取り入れる。

社交性の高さは外交的な人の強みであるため、ミーティングのコミュニティ要素を重視しましょう。カクテルタイム、ミーティング前の朝食、チームビルディングアクティビティなど、出席者同士が交流や会話する機会をアジェンダに取り入れてください。

ソーシャルメディアの活用も忘れずに。出席者がミーティングのオンラインコミュニティで会話に加わりやすくなるよう、ミーティング専用のハッシュタグを作りましょう。

ただし、たとえ人付き合いが得意な人でも、集団から離れて1人でゆっくりする時間は必要です。1人で行動する時間をアジェンダに組み込んでも問題なく、むしろ必要なことと言えます。特に、複数の日程で開催されるデスティネーションミーティングでは必須です。ある外向的な人はこう言っています。「人と交流するのもミーティング会場のにぎやかな雰囲気も大好きですが、一日の終わりには、ひとりでくつろぐ時間も良いものです」 

ぜひ綿密な計画を立ててください。
クレバー・カーリー

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