プランナーにとって欠かせないコラボレーター

イベントを成功させるために必要なアドバイスや意見

イベントプランニングには大勢の力が必要と言われますが、それは控えめな表現です。イベントを成功させるためには、あらゆる分野の専門知識を持つ多彩なメンバーを集めた、頼れるチームが必要なのです。コラボレーターはみな重要な存在ですが、特に資金管理と技術関連のパートナーから得られるアドバイスや意見がイベントの成功を左右します。

その理由を説明しましょう。

賢くお金を使う

ほとんどの場合、何かを決める前にまず考えるのは「これはミーティングの目的と一致しているだろうか?」です。そして次に考えるのが、「資金は足りるだろうか?」

予算は無限ではないので、金銭的な制約は意思決定に大きく影響します。そんな時に、ファイナンシャルプランナーは資金を賢く使うためのアドバイスを提供できます。予算管理の担当者に逆らって行動すると、イベントの財政面を危険にさらすことになるでしょう。

資金管理のコラボレーターは、全体的な資金のモニタリングをするだけでなく、過去の予算情報も教えてくれます。たとえば、過去に開催された同じような目的と予算のイベントで、予算の大部分をケータリングに使ったものがあるとします。そのイベントのフィードバックで、出席者は料理には満足したものの、セッションはもっと掘り下げた展開を期待したとわかれば、プランナーはイベントにあった登壇者の採用やセッションのアクティビティにより多くの資金を割り当てる必要があります。

テクノロジーについて相談する

最新テクノロジーに遅れずについていくことがミーティングプランナーにとって重大な課題のひとつである今、テクノロジーベンダーからの助言が重要性を増しているのも当然と言えます。

テクノロジーベンダーとよく話し合うことで、現代のトレンドがわかるだけでなく、最先端の技術を取り入れて最新式のイベントを開催することもできます。それに、すべてのプランナーがテクノロジーに精通しているとは限らないため、テクノロジーのノウハウを持ったコラボレーターと手を組むことで時間や費用を節約できます。たとえば、マリオットの会議サービスアプリのようなフルサービスのソフトウェアソリューションを取り入れずに、複数の技術ソリューションを採用してしまうと、プランニングチームに大混乱を招く恐れがあります。テクノロジーベンダーは、ソフトウェアによって起こりうる混乱を未然に防ぐソリューションを提供してくれます。

ひとりですべてを行うプランナー向け

時にはスタッフの助けなしにプランナーがすべてをこなすケースもありますが、それ自体は問題ありません。1人ですべてを行う場合は、プランナーが自分の持つスキルでイベントの目的を達成することができるよう、必要なリサーチを事前に行っておくことが重要になります。

イベントの予算に関しては、人的ミスの起きやすいスプレッドシートを使うのはやめて、予算用ソフトウェアを使うことをおすすめします。テクノロジーに関しては、あまり複雑にしないこと。新しいシステムやプラットフォームを使うのではなく、自分がよく知っているソーシャルメディアなど既存のプラットフォームを活用しましょう。そうすれば、イベント開催中に技術的な問題が起きたとしても、カスタマーサポート担当者に頼ることなく、自分ですぐに解決方法を見つけることができます。
 

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