未来のミーティング: その土地ならではの感覚

出席者はミーティングで訪れた場所と深いつながりを感じたいもの。その願いをかなえる方法をご紹介します。

旅のいちばん楽しみな部分は何ですか? 他の出席者と知りあったり日々のストレスから解放されたりすることを期待する方もいるかもしれませんが、ほとんどの人が最も楽しみにしているのは現地での体験です。Mintelが2017年に行った新しい旅行トレンドに関する調査では、消費者の約53パーセントが、旅行の最大の楽しみは初めて訪れた土地の隠れた名所や地元の人しか知らないスポットを見つけることだと答えています。

この調査結果を見ると、ミーティングの出席者も同じように感じていると考えられます。MarriottとPCMA Foundationが共同で行ったミーティングの未来についての研究では、出席者はミーティングがその土地ならではの感覚をはっきりと打ち出すことを望んでいます。つまり、ミーティングのアジェンダに開催地ならではの特徴を盛り込んで、その土地らしさを活かしてほしいと考えているのです。

ミレニアル世代のためのイベントを企画するなら、いっそう目的地が重要になります。ミレニアル世代は物質的なものより体験に価値を置き、全体の85パーセントは自分の居場所を飛び出して新しいことを知るための冒険を優先すると、2018年にMintelが行った体験型旅行に関する調査が示しています。

ですから、ここでご紹介する方法でミーティングの冒険的な面を取り入れて、その土地らしさを活かしてください。

1. 開催地に敬意を払う。

どの場所にも、その土地ならではの魅力と歴史があります。それを活用しましょう。開催地の名所を訪れたり、土地の名物料理を味わったり、地元の人と同じような活動をしたりなど、その場所の探索をまず行います。現地で話題になっているすばらしいコミュニティプログラムがあれば、ブレイクアウトセッションとしてアジェンダに加えれば、出席者が確実に参加できます。

会議室の外に出る時間がない場合は、周辺のバーやレストランと提携して、ミーティング終了後のプログラムを企画しましょう。

2. 最適な会場を見つける。

無機質なミーティング会場は流行遅れ。いま人気があるのは一風変わった本格的な場所です。開催地の文化がデザイン面にも運営面にも反映されたすばらしい会場を探してください。たとえば、地域団体と協力して一般公開されるアクティビティを開催している会場があるかもしれません。短い時間でも開催地を深く知ることができるよう、会場の支配人と協力してミーティング会場を活用しましょう。

3. 会場ではインターネットから離れる。

SNSやモバイル機器があると、出席者は目の前の出来事から気をそらしてしまいます。出席者が開催地での体験を十分に楽しめるよう、スマートフォンやパソコンを見る時間を限定しましょう。日常生活から距離を置くことで、出席者は仕事やプライベートのストレスを忘れ、新しい体験に対して心を開きやすくなります。

4. 可能なかぎり自然に親しむ。

室内にばかりいては、訪れた土地のことはわかりません。できるだけ屋外に出ましょう。仕事一筋のミーティングの場合は、ブレイクアウトセッションにサイクリングツアーなどの屋外アクティビティを取り入れることをおすすめします。出席者は体を動かすことができるだけでなく、頭の中をリフレッシュして集中力を高めてから次のアジェンダに臨むことができます。

5. 地域コミュニティに貢献する。

出席者とその地域とのつながりを深めるもう1つの方法は、出席者を地域コミュニティに送り込むことです。出席者が開催地に足跡を残すことができるよう、周辺地域でボランティアを行う機会がないか探してみてください。

ミーティング業界の動向をさらに詳しく知りたい方は、マリオットとPCMA Foundationによる報告書「The Future of Meetings & Events」の詳細情報をご覧になり、今後のMeetings Imaginedを引き続きチェックしてください。

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