円卓会議を最大限に活かす方法

すべての人がメリットを享受できる円卓会議のプランニング方法

円卓会議は、スーツを着てパワーポイントのスライドを見せるだけのプレゼンテーションとは違います。イベントの成功を左右する力を持ったプラットフォームであり、しっかりと計画を立てる必要があります。
 
すべての参加者が新たな発見やメリットを享受できる円卓会議の方法をご紹介します。

円卓会議の形式を決める

円卓会議の形式や座席の配置は、ミーティングの目的やイベントの具体的なニーズによって異なります。たとえば、大勢の出席者 (10人以上) がいる場合は、複数の円卓に分けて全員に発言のチャンスを与えたいと考えるでしょう。

グループが大きくなればなるほど、全員が発言するためには長い時間が必要になります。会議がスムーズに進行して時間内に終わるよう、各グループの人数は5人から10人にしましょう。

あるいは、中心となる専門家を招いて全員の前で円卓会議を行う、パネルディスカッションのような方法もあります。観客側のメンバーも会議に参加できるように質問を受け付ければ、円卓についた専門家を主役にしたまま、全員が会議に参加している雰囲気を作ることができます。

円卓会議の計画を練る

円卓会議の形式を決めたら、コンファレンスの主な目標を書き出しましょう。開催する円卓会議は、その目標の達成に役立つものにする必要があります。たとえば、業界の変化について出席者に学んでもらうことが目標のコンファレンスであれば、そうしたテーマに関係するディスカッションを引き出すトピックや質問を会議に盛り込んでください。

円卓会議で取り上げると決めたトピックは、アジェンダに記入します。このアジェンダは円卓会議の計画表であり、会議を始める前にすべての参加者に配る必要があります。次のような情報を掲載する必要があります。

  • 会議の目的やテーマ
  • 主な質問やディスカッションのトピック
  • 導入部、トピックの変更、締めくくりの意見など、ディスカッションの各セクションの予定表
  • 参加者 (観客の前で円卓会議を行う場合)
  • 取り上げるべきでないトピックのガイドラインや、他の参加者に礼儀正しく接するようにといったお知らせなどのルール

1つの円卓会議を他の参加者が観客として見る形式で開催する場合は、参加者が事前に準備できるようにディスカッションの主なポイントをリストアップして、そのトピックの知識を持つ人々に向けて招待状と共に送りましょう。異なる見解を持つ人も遠慮なく招待しましょう。違う意見が出ることで、見る人を引き込むディスカッションが生まれやすくなります。

円卓会議を成功させるために重要な点は、テーブルごとに有能なモデレーターを選ぶことです。モデレーターに任命する人は、円卓会議の形式やトピック、上に挙げた「計画表」をよく理解している必要があります。モデレーターは、会議が本題からそれないように議論の軌道修正を行う場合もあります。

会議を滞りなく進める

それでは、会議を始めるにあたって何をすればよいでしょうか。まず、参加者の中には緊張している方もいるかもしれませんから、ディスカッションしやすくなるよう緊張を解きほぐしましょう。モデレーターに指示して、握手や挨拶、自己紹介などの、場を和ませる時間を取るようにしてください。

実際のディスカッションを始める際は、参加者が最初から意見を言えるように、モデレーターが質問を出すこともできます。誰が会話に参加していて誰が発言していないかをしっかりとチェックしてください。そして、発言が少なかった参加者に質問をして、意見を出してもらいましょう。

時には、トピックによってディスカッションが過熱したり、数人の参加者のみが話している状況になることがあります。そうした場合はモデレーターが場をコントロールして、アジェンダの必要に合わせて流れを変えてください。

最後にモデレーターは、このディスカッションで何が得られたかを出席者に尋ねましょう。そして感謝の言葉と次回の会議でお会いしましょうという挨拶で締めくくります。

参加者全員を会議に引き込む

円卓会議は、イベントに建設的な議論を加える最高の方法です。計画する各イベントのニーズに合わせて、ぴったりの方法を見つけられるよう作戦を練りましょう。イベントプランニングのサポートをお探しの場合は、ぜひ知識豊富なマリオットのイベントコーディネーターにご連絡ください。
 

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