家族向けのイベントを開催する理由と、その方法

ご家族揃ってどうぞ。完璧な家族向けイベントの開催に役立つ5つのコツ。

家族向けのイベントの開催は、誰にとってもメリットのあるビジネスの賢明な手段です。子供のいる方々が、子供を預ける手配や留守中の家の心配をせずに心おきなく出かけることができます。そして、家庭を持つゲストの中には配偶者や子供を同行できるならイベントに参加すると考える方も多いため、プランナーにとっては参加者を増やす嬉しい効果があります。

家族向けのイベントは、ワークライフバランスやインクルーシブな組織づくり、コミュニティ感覚といった企業の価値観を示す優れた方法でもあります。(それに、家族と一緒のイベント参加はそれだけで楽しいものです! ) 

とは言っても、幅広い年齢層を対象にしたミーティングにはそれなりの配慮が必要です。そこで、実り多い家族向けイベントを開催する7つのコツをご紹介します。

適切な会場を選ぶ。会場には、幅広い年齢や嗜好の方が魅力を感じる場所を選ぶ必要があります。ふだんから家族向けイベントを開催している、家族連れのニーズに対応できる会場を探してください。また、イベントの空き時間にご家族でリラックスしたり遊んだりできるよう、スパやジム、プール、プレイルームといった設備も探しましょう。

ミーティング中はお子様を預かる。会場内に託児スペースを設けて、信頼のおけるベビーシッターを探すプレッシャーからご両親を解放します。全日や半日の託児サービスを用意して、キッズスペースに映画やゲーム、さまざまなアクティビティなどを揃え、小さな子供たちを遊ばせます。

幅広いメニューを用意する。子供は好き嫌いが多いものですが、ご両親はありがちな子供用メニューではない凝ったものを求めているかもしれません。そしてもちろん、栄養豊かなメニューを期待しているはずです。大人にも子供にも満足していただけるよう、バラエティ豊かな料理を、家族で取り分けられる形式で提供しましょう。

遊びの時間をつくる。 ミーティングは仕事らしい真面目な雰囲気で行われることが多いものですが、子供も参加するイベントは違います。子供たちが走り回って楽しめるよう、借り物競走のような子供向けの体験を企画しましょう。また、子供たちが少々騒ぎすぎても問題ないことを参加者に知らせておきましょう。それもまた、イベントを盛り上げる要素になります。

家族の時間を確保する。家族向けのイベントでは、家族で過ごす時間をアジェンダに盛り込まなければ意味がありません。家族でたっぷりとレジャーを楽しめるよう、ミーティングが早く終わる日を作りましょう。また、参加者が家族の都合に合わせてプログラムを選べるよう、柔軟にプログラムを組むことをお勧めします。たとえば授乳が必要な赤ちゃんを連れたご家族には、こうした選択肢が特に喜ばれるかもしれません。そして、出席者とそのご家族がリラックスして過ごせるよう、アクティビティナイトを開催しましょう。見学ツアーを開催すればご家族の思い出となり、ミーティング後もゲストにとって忘れられない出来事になるはずです。

子供向けのおもてなしを用意する。大人のためのイベントを訪れる小さなゲストたちに歓迎の気持ちを伝えるため、子供向けのターンダウンサービスやギフトバッグ、キッズクラブなど、子供向けのサービスを用意しましょう。そして、小学生やティーンエイジャーの子供たちも忘れてはいけません。ノンアルコールドリンクを揃えたカクテルパーティやエンターテイメントで、大人の気分を楽しんもらいましょう。

近くの観光地を紹介する。バケーションを兼ねてイベントに参加するご家族もいるかもしれません。この機会に、開催地周辺の見どころを楽しんでいただきましょう。また、イベント開催地での観光をご家族でゆっくり楽しめるように、近隣の観光地やアクティビティの割引チケットについて観光局に問い合わせることや、コンファレンスの開催前や開催後 (または両方) まで特別料金を適用することをお勧めします。

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