直前に依頼を受けたイベントを成功させるには

直前になってイベントのプランニングを任されたプランナーの皆さん、私たちがお手伝いします。

クライアントから十分な準備期間、予算、自由度をいただき、素晴らしいイベントを実現する。これは、イベントプランナーにとっては理想的な世界です。ですが、他の職に就くことなんて考えられないほどプランナーの仕事が好きな私達にとっても、残念ながら、現実の世界 (業界) は理想とは違うと言わざるをえません。低予算のイベントをギリギリのタイミングで依頼されるのも珍しいことではありません。

そうはいっても、時間が足りなくて完璧なイベントを計画できないなんて、クライアントの期待に応えられないことへの言い訳にはなりません。それならばこの機会を、イベントのプロフェッショナルとして、生産性と企画力を最大限に発揮するチャンスと捉えてみてはどうでしょうか。もちろん、スーパーヒーローになって全責任を引き受けるという意味ではありません。突然のイベントを成功させるには、4つの秘訣があります。

ストレスに対する認識を変える 

超短時間でイベントを計画しなければならないと知った瞬間。まず感じるのは、当然のことながら「ストレス」です。最近の『ハーバード・ビジネス・レビュー (HBR) 』誌の記事によると、最初にストレスを前向きなものと捉えることで、実際にストレスに直面した時に上手く対処できるようになります。

まずは、自分がコントロールできることとできないことを、分けて考えるのも大切です。HBRの記事のように、ストレスを前向きに捉えることはできます。しかし、それは自分が達成できることに関してだけ言えることです。与えられた時間が48時間しかなければ、ソーシャルメディアやニュースレターで十分なプロモーションを打つこともできないでしょう。しかし、堅実で簡潔なメニューを用意することは可能です。「ストレスを感じることで発生するエネルギーを、目の前にあるタスクの準備に生かすにはどうしたらよいか」を考えてみてください。ささいなことに思えるかもしれませんが、ほんの少しの時間、自分の内面を見つめることで、次のステップに集中することができます。

日数や時間ではなく、分単位で考える

Googleカレンダーのミーティング自動設定機能をみても分かるように、私たちは生産的な活動に関しては「1時間ごと」に設定することが習慣になっています。しかし、『フォーブス』誌の記事によれば、時間に追われているときは「分」単位にシフトする必要があるようです。

大成功するタイプの人 (記事の調査対象はオリンピック選手、成績オールAの生徒、起業家、大富豪など) は、分刻みのスケジュールを組むことで1日中生産性を保っているそうです。(1日は1,440分だと考えれば、生産性の目標を達成するのに十分な時間があります。) また、「やるべきことのリスト」は捨ててしまってもよいそうです。リストの中で実際に達成される項目は、たったの41パーセントだからです! 

直前に依頼されたイベントを準備する際、まずは15分刻みのスケジュールを作成してみてください。実際の作業タスク、トイレ休憩、母親への電話まで、あらゆることが15分以内に収まるはずです。

プロモーション: ツイッターの時間を10倍に

お祝いのイベントやネットワーキングイベントの宣伝/告知期間としては通常、数日間から数週間を要します。しかし、イベントまで数時間しかない場合、ソーシャルメディアで (しかも、スパムメールのような雰囲気を出さずに) 宣伝/告知するにはどうしたらよいでしょうか。

Bizzaboのあるブログによると、最適なツールはツイッターです。1日に何度も投稿することが歓迎され、実際にも投稿されているからです。『ファースト カンパニー』誌の記事は、1日のツイート数として14回を推奨しています。フェイスブックは2回、LinkedInは1回です。直前のイベントをフェイスブックやLinkedInで宣伝/告知する場合は、より戦略的なアプローチが必要です。例えば、特定のクライアントや業界のグループがある場合は、そのグループに向けてメッセージを投稿すれば、目に留まるチャンスも高まるでしょう。

クリエイティブな装飾を選ぶ 

直前のイベントを急いで作り上げるとき、重要度の順にタスクを遂行していくのが堅実なやり方です。残念ながら、それはプランニングの楽しい部分、つまり、ユニークな装飾やテーマなどの要素を後回しにして、メニューや登録プロセスなどより実務的な作業を優先するということです。

ですが、余裕がない時こそ、勇気を出してクリエイティブな装飾を選びましょう。中央に置く生花を花屋まで買いに行く時間がない場合は、空の花瓶に小さな石、大きな石、ガラスの石、オーナメントを詰めてみてください。あるいは、イベントの看板を、シンプルな黒板スタイルに変えてみてください。自分でカスタマイズできるうえ、温かみもでます。

あえて斬新なスペースを選ぶ

大規模イベントというと、大きなホールやパーティー用の宴会ホールを思い浮かべますが、ギリギリのタイミングでイベントの依頼を受けた場合、こういったタイプの施設は予約できない場合があります。しかし、これまで詳しくお話してきたように、非典型的なイベントスペースは単なる次善策ではありません。出席者は興味をそそるようにデザインされたユニークな雰囲気を楽しめますし、ホテルの優れた資産をお披露目することにもなるのです。華やかな屋外プールは、お祝いのイベントやネットワーキングイベントに最適です。また、素朴なパティオは、アイデア考案や教育、研修ミーティングに程よい快適さ (と落ち着き) を与えてくれる、生産性を引き出すのにぴったりのチョイスです。

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