排除すべき会議の生産性を低下させる要因

そのような要因を今すぐ排除する方法を以下にご紹介します。

イベントを時間通りに進めるのは、ベストプラクティスであるだけではありません。あなたのクライアントの時間(と費用)がかかっているため、非常に重要です。しかし、ポケットから流れる携帯の着信音から技術的な問題、絶え間ない中断まで、会議に出席または会議を催したことのある人なら、大量の時間と費用の無駄となる生産性低下の要因はいくつもあることをご存じでしょう。

多少の時間のロスは避けられないものの(それについても以下の説明にあるように前もって計画しておくべきではありますが)、時間の無駄を最小限に抑えるような会議のアプローチ法はいくつかあります。以下に、スムーズな進行を妨げる4つの大きな要因と、それらが時間の浪費を引き起こすのを防ぐ方法をご紹介します。

目的と明確なスケジュールを用意する 

イベントを催すには目的が必要です。しかし、出席者の時間を無駄にしないためには、目的とそれを達成するための幾分あいまいな道があるだけでは不十分です。『フォーブス』の記事にあるように、口頭でも書類の形でも、会議の開始時にまず会議の目的を伝えるようにしてください。会議を始める前に目標またはステートメントを共有することは、そのタスクが非常にシンプルなように思えても、全体の会議時間から17分も節約することにつながります。

最初に発表した目標とは別に、(できればイベント前に)すべての出席者が明確なスケジュールを手にしていることが必要です。しかし、あなたが持つスケジュールと参加者が持つスケジュールは若干異なっているべきです。なぜなら、日中または夕刻の会議時間を通して隙間時間を設ける必要があるからです。これには慣例があります。イベント、議題、移動などの間に(あなたの休憩時間も含めて)5分間は取るようにすることです。

頻繁過ぎる質疑応答

会議において最も人をいら立たせる原因となるのは、最前列近くに座る、頻繁に質問をする人たちでしょう。質問はあなたや講演者の不意を突くだけでなく、実に多くの時間が費やされることになります。もちろん、質疑応答をすべて廃止すべきだと言っているのではありません。しかし、どの質問を掘り下げて詳しく返答するかを決めるにあたり、『Inc.』の記事は自分自身にひとつの質問を投げかけるよう勧めています。「いまここで起きていること、発言の内容が、表明した成果を達成するために本当に最も大事なことか?」もし答えが「いいえ」なら、丁重に質問を保留し、質問者にイベント終了後に話し合う機会を提案してみましょう。

…そして予定されたブレイク(休憩時間)を無視する 

イベントにおいて内容の詰まったスケジュールを目の前にすると、時間を節約するために予定されたブレイクを省きたくなります。しかし、「Mashable」の記事にある通り、時間通りに終わらせるために善かれと思っても、かえってそれが時間の無駄につながることがあります。

同記事によると、ほとんどの人は同じタスクを1~2時間こなした後は集中力が衰え、精神的に疲れるということです。その後は、脳を再活性化しハイパフォーマンスの状態を取り戻すためにブレイクが必須です。

ブレイクのアイデアとして、出席者に今現在こなしているタスクと正反対の行動をするよう勧めてみましょう。瞑想したり、大切な人に電話したり、外を散歩したり、あるいはそばのラウンジチェアで単にボーっとする(仮眠する)のもよいでしょう。

デジタル機器による妨害

テクノロジーが溢れている現代社会では、携帯電話、タブレット、ラップトップを完全に排除したイベントを見つけることは稀です。しかし、(文字通り)腰に貼りついたこれらの機器は会議の生産性を大きく低下させることがあります。「CareerBuilder」のアンケートによれば、2,000人を超える雇用マネージャーが生産性を低下させる最悪の要因としてデジタル機器の妨害を挙げており、そのうち52パーセントが携帯電話を一番最悪だとしています。

しかし、ある記事では、携帯電話自体が必ずしも問題の原因ではないと指摘しています。真の原因はマルチタスクへの欲求にあります。会議からデジタル機器を完全に排除してしまうことは必ずしもベストプラクティスとは限りませんが、プランナーとして、一人だけが全体を代表して話すのではなく、簡潔で、興味を引き、互いに協力し合える会議を保つよう努めましょう。出席者がマルチタスクをしていたら、退屈しているか、協力ができないでいるのかもしれません。

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