イベントを成功させるストーリーボード作り

未来を見通すことはできなくても、未来予測に役立つ方法があります

率直に言うと、イベントで起こりうる問題を予測しておく簡単な方法などありません。もちろん、不測の事態に備えて対策を立てておくことはできます。でも、もし登壇者が飛行機に乗り遅れたり、出席者が登録情報をなくしてしまったら? こうした事態には対策を立てられません。

プランナーにできるのは、ストーリーボードを作って起こりうる問題について策定しておくことです。

ストーリーボードとは、映画業界や広告業界でよく使われる、CMやビデオを場面ごとに大まかに描き出しておく方法です。イベントの場合、プランナーはこの手法を使ってイベント全体のアジェンダ (イベントの「ストーリー」) を文字や図にして、イベントの流れをわかりやすく図式化しておくことができます。

たとえば、開催するイベントが登録からスタートするとします。ステップ1として単に「チェックイン」と書くのではなく、そのタスクに伴う行動を考えてください。出席者はセルフサービスチェックイン機器を使ってチェックインできますか? それとも、イベントスタッフによる手動のチェックインが必要でしょうか。後者の場合、登録デスクのスタッフが少なすぎる場合は長い行列ができる可能性があるでしょう。ですから、行列ができてしまうリスクを最小限に抑える方法と、行列ができてしまった場合に適切な対応を行うための計画を考えておく必要があります。

イベントを細部にいたるまで詳しく分析することは、よくあるプランニング手順に見えるかもしれませんが、上で挙げたようにストーリーボードを作りながら深く考察すれば、プランナーはイベントで発生することを予測して変更できるようになります。

ストーリーボード作りは、特に次の2つの点を掘り下げるのに役立ちます。

1. タイムマネジメント 

一見するとスケジュールが詰まったイベントは生産性が高いように思えますが、時間の使い方を現実的に考えることが重要です。もし、あなたがアジェンダのストーリーボード作りを大変だと感じるなら、ゲストもイベント中に同じような疲れを感じる可能性が高いのです。一度に多くのことを詰め込みすぎている、あるいは時間のかかる重要なプログラムの予定を続けて組んでいると気づいたら、一歩下がってイベントの時間枠の中で何ができるかを検討し直した方がいいかもしれません。

2. 出席者の体験

出席者はどのようなことを考え、感じ、見て、聞いているでしょうか。イベントは五感で味わうものなので、プランナーは出席者が強い刺激を受けすぎることがないよう確認してください。ストーリーボードを作ると、プランナーは出席者の視点でイベントを見ることができるため、自分の目でイベントを探索する機会が得られます。人によって受ける印象は違いますから、チームメンバーにもこの作業に加わってもらいましょう。

この作業は、ある種の品質保証と捉えてください。イベントに訪れた人を迷わせるような要素がある場合は、イベント内容を改良する必要があることがわかります。たとえば、複数の部屋や複数の会場を使うイベントでは、出席者を案内するのに看板が重要な役割を果たします。もし、チームメンバーがそこに使われている単語や用語を理解できないようであれば、出席者が迷ったり、最悪の場合は会場にたどり着けなかったりするかもしれません。案内板を分かりやすく修正しましょう。

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