気まずい沈黙をなくす方法

静かすぎて落ち着かない? 出席者が無言にならないミーティング開催のコツをご紹介します

ミーティングにおいては、沈黙は金ではありません。プランナーが聞きたいのは出席者が賑やかに会話する声であって、水を打ったような静寂ではありません。

特にネットワーキングイベントは、出席者にとって新しい人々に出会い、さまざまな業界の有力者を知り、新たなビジネスのつながりを培うためのすばらしい方法です。しかし、新たな関係を結べるのは出席者がコミュニケーションを十分に取れたときだけです。プランナーが成功するネットワークミーティングのセットアップを行っていないと、そのような場は生まれません。

出席者の会話がはずむよう、ここでご紹介する5つのプランニング戦略を次のネットワーキングイベントに取り入れてください。

まずは緊張をほぐすアクティビティを行う。

場を和やかにするアクティビティで、最初のぎこちない雰囲気を取り除きましょう。これによりミーティング前の緊張がほぐれるだけでなく、出席者がお互いのことを知って、会話のきっかけとなる情報を得ることができます。たとえば、同じ趣味を持った出席者がいることがわかれば、趣味の話をきっかけにして、その後のミーティングで話を交わすことができます。

効果的なネットワーキングのノウハウを出席者に提供する。

どれほど深い会話ができるかは出席者次第ですが、だからといってプランナーが何もできないわけではありません。ミーティング開催前に送るメールで、「質問は『はい、いいえ』で答えられないものにしたほうが良い」といった、効果的なネットワーキングのコツを伝えておきましょう。そしてイベント当日には、会話を切り出す話題をビジネスカードに印刷して出席者に配ることをおすすめします。

計画的なネットワーキングアクティビティをアジェンダに加える

気まずい沈黙は、ミーティングの構成がきちんとしたネットワーキングに役立っていない時に起こりがちです。そうならないよう、会話のきっかけを提供しましょう。「ネットワーキング版の合コン」のようなネットワーキング用アクティビティをアジェンダに加えて、自分から会話を始めるプレッシャーを減らし、気まずい沈黙が訪れる可能性を最小限に抑えます。

セッティングを考慮する。

小さなミーティング会場は1対1で相手を知るには最適な場所になるかもしれませんが、広々とした会場のほうが出席者の間により多くの交流や気さくな会話が生まれます。つまり、会話がぎこちなく行き詰まってしまった場合も、広い会場やオープンなスペースであれば、他の出席者が加わって話の間を埋めてくれる可能性があります。

ミーティングファシリテーターを手配する。

沈黙をなくす究極の方法は、進行役を手配して会話を進めてもらうことです。ファシリテーターの大事な役割はミーティングを進行させること。つまり、会場が静まりかえってしまった場合は、ファシリテーターがすぐに介入して話を繋げることができます。

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