イベントの登壇者がキャンセルした場合にすべきこと

空っぽのステージはプランナーにとってまさに悪夢。そんなときに取るべき行動をご紹介します。

すべてのミーティングプランナーが心配で夜も眠れないという状況があります。話題の人物を基調講演者として招き、そのことを何週間にもわたり宣伝して、講演を聞くためだけにチケットを予約するゲストをどんどん増やします。

ところが、天候不順による飛行機の遅れや個人的な事情により、主賓が登場しないのです。

あなたならどうしますか?

素晴らしい講演者はイベントの参加者を増やし信頼性を高めるため、出演の取りやめはイベントの評判や収益に影響を与える可能性があります。ですから、もしもの事態を予測しておくだけでなく、迅速かつ戦略的な対応の準備をしておくことが重要です。

そうしたジレンマに直面した場合は、次に挙げるコツを試してみてください。

冷静さを保つ。 まずは深呼吸します。何が起ころうともイベントは開催されます。イベントチームと相談して、そのニュースをいつ、どのような方法で伝えるかを決めましょう。ゲストが会場に着いてから変更を知るような状況は避け、変更を受け入れる充分な時間がとれるようにしてください。最も重要なことは、参加者の快諾を得られるよう、代替案を前向きな姿勢で発表 (関係者に直接、そしてソーシャルメディアを通して) しましょう。

細則を確認する。 ビッグゲストとの出演契約は投資です。トップ講演者たち、なかでも代理店や企業の代表者は、契約を軽んじることはありません。契約書の非常事態計画を確認してください。予期せぬキャンセルによる講演料の返金 (または埋め合わせ) をどう処理するかが含まれているはずです。

代わりの方法で繋げる。 講演者が空港で足止めされていたり、本人にはどうしようもない状況に置かれている場合は、講演者が効果的にオーディエンスと繋がることが出来る方法を検討してください。たとえば、ビデオ会議ソフトウェアや事前に録画したウェビナーなどの方法があります。講演者がイベント最終日になっても登場しない場合は、後日改めて出演を確保できるか確認しましょう。

新たな人物を探す。主役となる人物が出演できないからといって、他の講演者がいなくなったわけではありません。その地域の講演者事務局や他の業界団体に連絡して、土壇場の代役を探してみてください。もしくは、手配が可能であれば、決定しているスケジュールの中から代役として適任の出演者を選び、メイン講演者として宣伝しましょう。

その他の選択肢を用意する。大きなイベントでは、同じ会場で行われる同様のセミナーや関連アクティビティに来場者を誘導することができるかもしれません。または、代役パネリストや著名な出演者を集めて、業界トピックをテーマにした円卓会議を開きましょう。それでも不満の声が上がる場合は、再びイベントに参加してもらえるよう、今後開催されるイベントの割引を申し出ることをおすすめします。
 

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